So werden aus Bestellungen klare, prüfbare Freigabeprozesse
Ein Freigabemodul für Haupt- und Subuser – mit Regeln, Rollen und voller Transparenz
So funktioniert’s
Vier Schritte vom Warenkorb zur freigegebenen Bestellung – rollenbasiert und regelgesteuert.
Das Freigabemodul sorgt dafür, dass nur die Bestellungen durchlaufen, die alle internen Regeln erfüllen – ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft.
01
Haupt- und Subuser definieren
Im Backend legst du Hauptuser und Subuser fest. Hauptuser bestellen ohne Freigabe, Subuser laufen durch den Freigabeprozess. Pro Kundengruppe können bis zu drei Freigeber inklusive Vertretungen hinterlegt werden, die Bestellungen prüfen und freigeben.
Trennung in Hauptuser (keine Freigabe nötig) und Subuser (freigabepflichtig)
Bis zu drei Freigeber je Kundengruppe definierbar
Vertreterregelung für Ausfälle und Urlaube möglich
02
Regeln & Schwellen konfigurieren
Du definierst, ab wann eine Bestellung freigabepflichtig ist: über den Warenkorbwert (inkl. Bezug zur Kundengruppe) und/oder über freigabepflichtige Artikel. Erreicht eine Bestellung mindestens eine dieser Bedingungen, wird sie automatisch in den Freigabeprozess überführt.
Schwelle nach Warenkorbwert konfigurierbar (inkl. gruppenspezifischer Werte)
Freigabepflichtige Artikel per Kennzeichen im Artikel markierbar
Sobald der Wert erreicht oder ein freigabepflichtiger Artikel im Warenkorb liegt, greift der Prozess
03
Subuser bestellen – Freigabe wird angestoßen
Der Subuser bestellt wie gewohnt im Shop. Bereits auf der Danke-Seite und in der Mailbestätigung wird klar kommuniziert, dass seine Bestellung zunächst freigegeben werden muss. Bis dahin parkt der Auftrag im Backend – er wird noch nicht weiterprozessiert.
Subuser sehen direkt: Bestellung ist freigabepflichtig
Bestellung bleibt im System „geparkt“, bis alle nötigen Freigaben erfolgt sind
Keine Änderung durch Subuser mehr nötig – der Ball liegt bei den Freigebern
04
Freigeber prüfen & entscheiden
Alle definierten Freigeber einer Kundengruppe erhalten eine E-Mail mit Bestellübersicht und Link in den Bereich „Freizugebende Bestellungen“. Dort sehen sie nur Bestellungen, die noch nicht bearbeitet wurden – übersichtlich wie in der Bestellhistorie.
Bis zu drei Freigeber erhalten parallel eine Benachrichtigung
Im „Mein Konto“-Bereich wird eine eigene Liste „Freizugebende Bestellungen“ angezeigt
Bereits bearbeitete Bestellungen werden für die übrigen Freigeber entsprechend gekennzeichnet bzw. ausgeblendet
Mehrstufige Freigabe & Artikelgruppen
Wenn es komplex wird, bleibt der Prozess dennoch klar – dank zweistufiger Freigaben und Artikelgruppen.
Zweistufige Freigabe
Steuerung über Artikelgruppen
Bei besonders kritischen oder hochpreisigen Bestellungen kannst du eine zweite Freigabestufe einführen.
Beispiel: Erst Standardfreigabe, dann zusätzlich die IT-Leitung, sobald ein weiterer Schwellenwert überschritten ist.
Freigabe durch zwei Personen möglich
Zweite Stufe aktiviert, wenn ein zusätzlicher Warenkorb-Schwellenwert überschritten wird
Klicke auf die Karten und entdecke, was unser Freigabemodul in deinem Alltag einfacher macht.
Klare Zuständigkeiten
Haupt- und Subuser klar getrennt – nur, wer freigabepflichtig ist, läuft durch den Prozess.
Flexible Freigaberegeln
Warenkorbwerte, Gruppen & Artikelkennzeichen steuern den Prozess – ohne manuelles Eingreifen.
Bis zu 3 Freigeber
Pro Kundengruppe bis zu drei Verantwortliche, die Bestellungen prüfen und freigeben können.
Mehrstufige Sicherheit
Zweitfreigabe bei höheren Beträgen – typischerweise durch Fachabteilung oder IT-Leitung.
Transparente Kommunikation
Danke-Seite, Mails und Statusanzeigen machen für alle klar, wo die Bestellung gerade steht.
Eindeutige Entscheidungen
Freigeben oder stornieren mit Kommentar – ohne an Warenkorbpositionen herumzueditieren.
Freigabe im Detail
So arbeitet ein Freigeber im Alltag mit dem Modul – von der Mail bis zur Entscheidung.
ERSTENS
Benachrichtigung
Der Freigeber erhält eine E-Mail mit allen relevanten Bestelldaten und einem Link direkt in den Bereich „Freizugebende Bestellungen“.
ZWEITENS
Übersicht
Im „Mein Konto“-Bereich sieht er eine eigene Liste aller noch nicht bearbeiteten freigabepflichtigen Bestellungen.
DRITTENS
Details ansehen
Über „Bestellung bearbeiten“ öffnet sich die Detailansicht mit allen Positionen, Summen und Bestellkommentaren.
VIERTENS
Entscheiden
Der Freigeber gibt die Bestellung frei oder storniert sie. Bei Storno dokumentiert er den Grund im Kommentarfeld.
FÜNFTENS
Klare Verantwortung
Einzelne Warenkorb‑Positionen können bewusst nicht bearbeitet werden – die Verantwortung für Inhalte bleibt beim Besteller.
SECHSTENS
Zuständigkeit
Der Freigeber, der die Bestellung zuerst bearbeitet, wird als zuständig gesetzt. Bei weiteren Freigebern erscheint der Vorgang als „bereits bearbeitet“.
SIEBTENS
Weiterverarbeitung
Erst wenn alle geforderten Freigaben vorliegen, wird die Bestellung im Shop wie gewohnt weiterprozessiert und an die nachgelagerten Systeme übergeben.
FAQ – Häufige Fragen
Alles Wichtige zum Freigabemodul – klick zum Aufklappen.
Nur Subuser müssen ihre Bestellungen freigeben lassen. Hauptuser können ohne Freigabeprozess bestellen.
Es können bis zu drei Personen einer Kundengruppe als Freigeber hinterlegt werden. Sie müssen die Bestellungen aller Subuser derselben Kundengruppe bestätigen, bevor diese weiterprozessiert werden.
Die Freigabepflicht kann auf zwei Wegen ausgelöst werden:
durch Überschreiten eines Warenkorb-Schwellenwertes (ggf. abhängig von der Kundengruppe)
durch das Vorhandensein von freigabepflichtigen Artikeln, die im System entsprechend gekennzeichnet sind
Sobald eine der Bedingungen erfüllt ist, greift automatisch der Freigabe-Mechanismus.
In der Artikelverwaltung kann ein Freigabe-Kennzeichen gesetzt werden. Befindet sich mindestens ein solcher Artikel im Warenkorb, wird die Bestellung automatisch freigabepflichtig.
Überschreitet der Warenkorb einen weiteren, höheren Schwellenwert, kann eine zweite Freigabestufe erforderlich werden – z. B. durch eine IT-Leitung zusätzlich zur Standardfreigabe. Erst wenn beide Freigaben erfolgt sind, wird die Bestellung weiterverarbeitet.
Jeder Artikel ist genau einer Artikelgruppe zugeordnet. Über diese Gruppen wird gesteuert, welche Freigeber für die jeweilige Bestellung zuständig sind. So bleibt die Verantwortlichkeit eindeutig und Freigaben können nach Themen oder Kostenstellen getrennt werden.
